Legen Sie selbst fest, wo und welche E-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach landen

Die Sichtung und Bearbeitung von E-Mails ist im heutigen Geschäfts- und Privatleben oftmals ein sehr großer Zeitfaktor. Gerade deshalb ist es ratsam, sich immer wieder mit dem Thema wie das E-Mail-Postfach übersichtlich bleibt, zu beschäftigen. Nachfolgend finden Sie 6 Büro-Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach effizient verwalten können.

Einige Tipps werden Sie sicherlich bereits kennen, doch vielleicht werden Sie von diesen Zeilen nochmals angeregt, den ein oder anderen Handgriff zu optimieren, damit Sie Ihren Fokus auf das Wesentliche richten können. 

1. Tipp: Spam | Junk-Mails schnell erkennen

Schalten Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein!

Wenn Sie Mails von Ihnen unbekannten Absendern erhalten oder Rechnungen, Mahnungen von einer Firma erhalten, die Sie nicht kennen, dann schauen Sie nochmals genau hin und vor allem folgen Sie unter keinen Umständen irgendeinem Link von unbekannten Absendern, geben Sie niemals Passwörter oder Pins heraus und denken Sie zuerst nach, ob es überhaupt sein kann, dass Ihnen wie in nachfolgendem Beispiel die „Telekom“ eine letzte Mahnung zukommen lässt, obwohl Sie gar kein Telekom-Kunde sind.

SPAM-MAIL-BEISPIEL „Telekom“


Mails von unbekannten Absendern

Typische Spam-Absenderadressen sind z.B. hsaprdk@yahoo.de oder koiuu35154ljup@outlook.com usw. oder Absenderadressen wie z.B. thomas@juhikn.net oder potenz@ku0878.info. Diese werden in der Regel bereits mit dem Junk-Mail-Filter Ihres Mail-Servers oder Mail-Programms herausgefiltert.

SPAM-MAIL-BEISPIEL „Info“


 

2. Tipp: Spamfilter | Junk-Mail-Filter einrichten

Spamfilter bzw. Junk-Mail-Filter bieten die Möglichkeit, die meisten Spam-Mails vorab herauszufiltern bzw. den Eingang im E-Mail-Postfach zu verhindern. Dieses Werkzeug wird heute standardmäßig bei allen gängigen Mail-Servern und Mail-Programmen angeboten und ist meistens mit wenigen Klicks in den Einstellungen zu aktivieren und auf die eigenen Bedürfnisse zu konfigurieren. 

Junk-Mail-Filter im E-Mail-Account (z.B. @gmx.de, @outlook.com usw.)

Nähere GMX Informationen bezüglich der Einstellungen von Junk-Mail-Filtern finden Sie hier:

https://hilfe.gmx.net/email/spam-und-viren/persoenlicher-spamfilter.html

Im Beispiel von outlook.com finden Sie hier eine ausführliche Beschreibung:

https://support.office.com/de-de/article/Filtern-von-Junk-E-Mails-und-Spam-in-Outlook-im-Web-db786e79-54e2-40cc-904f-d89d57b7f41d?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Junk-Mail-Filter im E-Mail-Programm (z.B. Outlook, Thunderbird usw.)

Beispiel Outlook

Im Postfach mit einem rechten Mausklick auf einem Postfacheintrag

Junk-E-Mail > Junk-E-Mail-Optionen auswählen


Einstellung am besten auf „Hoch“ stellen


Im Reiter „Sichere Absender“ die Option Meine „Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender“ wählen

Dies verhindert, dass Mails von bestehenden Kontakten im Junk-Mail-Ordner verschwinden.


mit „OK“ bestätigen!

3. Tipp: Sonstige Schutzmaßnahmen für den sicheren Umgang mit E-Mails

Bilder nicht automatisch herunterladen

Ist die Option gewählt erscheint in Outlook oberhalb der Mailvorschau ein Hinweis, und die nicht heruntergeladenen Bilder sind mit einem x-Feld gekennzeichnet:

Zu finden ist diese Einstellung in Outlook 2013 unter:

Datei > Optionen > Trust Center > Automatischer Download

Firewall des Betriebssystems immer eingeschaltet lassen

Virenschutzsoftware immer aktuell halten (automatisches Update)

 Regelmäßige Sicherungen (extern) durchführen

 Eine Kopie der Mails auf dem Mail-Server belassen (gerade bei POP-Abruf sehr empfehlenswert)

4. Tipp: Newsletter | Werbemails vermeiden bzw. gezielt auswählen

Newsletter | Werbemails vermeiden und gezielt auswählen

Wenn Sie eine Bestellung im Internet tätigen, achten Sie immer darauf, dass das Kästchen Newsletter oder Angebote, Werbemails etc. nicht angekreuzt ist, bevor Sie die Bestellung endgültig absenden. So bleibt Ihr E-Mail-Postfach frei von unerwünschten Werbemails dieses Lieferanten.

In Kunden-Accounts von Lieferanten wird oft angeboten, die Einstellungen bezüglich der gewünschten Werbemails oder Newsletter vorzunehmen. Nutzen Sie die Möglichkeit eine gezielte Auswahl zu treffen.

Unerwünschte Newsletter im Posteingang

 Von bekannten Lieferanten

Sollten Sie Newsletter von einem Ihnen bekannten Lieferanten bekommen, welche Sie nicht weiterhin beziehen möchten, dann gibt es -meist ganz unten in der Werbemail- einen Link zum Abmelden dieses Newsletters. Hier ein Beispiel:Wenn Sie zukünftig keine Nachrichten mehr von uns bekommen möchten, klicken Sie bitte hier„.

Von unbekannten Absendern

Unerwünschte Werbemails von unbekannten Absendern verbannen Sie mit Hilfe des Junk-Mail-Filters Ihres Mail-Programmes, indem Sie diese wie bereits weiter oben (2. Tipp) beschrieben als Junk-Mail markieren und damit diesen Absender für weitere zeitraubende Werbenachrichten sperren. Falls Sie das automatische Löschen solcher Mails nicht bereits in den Junk-Mail-Einstellungen ausgewählt haben, löschen Sie diese Werbemails anschließend manuell. 

Erwünschte Newsletter | Benachrichtigungen

Angebote | News

In vielen Fällen werden Angebote, Sonderposten oder Produktnews von Lieferanten oder Kooperationspartnern per Newsletter versendet, die für Ihre tägliche Arbeit von Interesse ist. Räumen Sie diesen erwünschten Newslettern einen geeigneten Platz ein, können Sie jederzeit schnell darauf zugreifen, wenn Sie diese Informationen benötigen (siehe 5. Ordnung im E-Mail-Postfach).

Wissen|Information

Welche Informationen für Sie von Bedeutung sind, wissen Sie selbst am besten und deshalb ist ein Vorabfilter bzw. ein gezieltes Anfordern von Infos per Newsletter ein gutes Mittel, um selbst zu entscheiden, was Sie lesen und verwenden und welche Informationen für Sie wichtig sind. Da es sich hierbei um einen sich ständig verändernden Prozess handelt, passen Sie die Auswahl auch immer wieder Ihrer Zielsetzung an, so haben Sie leichten Zugang zu den für Sie relevanten Themen in einem übersichtlichen Ordnungssystem.

5. Tipp: Ordnung im E-Mail-Postfach

Damit der Posteingang im E-Mail-Postfach übersichtlich bleibt schaffen Sie auch hier Ankerplätze!

Klare Ordnerstruktur anlegen

Legen Sie im E-Mail-Postfach dieselbe Ordnerstruktur an, wie bei Ihrer sonstigen Ablagestruktur. Denn wenn Ankerplätze (Ordner, Fächer, Mappen usw.) für die manuellen und digitalen Dokumente immer auf dieselbe Weise bezeichnet werden, ersparen Sie sich unnötige Denkvorgänge. Damit haben Sie auf ganz einfache Weise Kapazität für die wesentlichen Prozesse freigesetzt.

Beispiel Ordner-Struktur :
@zu bearbeiten
01 Kunden
02 Lieferanten

03 Mitarbeiter

Beschränken Sie sich auf übersichtliche 7-10 Überkategorien

Ordnen Sie jede Mail sofort zu (hierfür kann auch die automatische E-Mail-Regelverwaltung des Mailprogramms verwendet werden), so haben Sie die Angebote und Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen immer im Überblick ohne großen Suchvorgang und Sie bestimmen, wann Sie die Mails lesen und bearbeiten.

Mails konsequent bearbeiten bzw. zuverlässig delegieren oder auf Wiedervorlage legen

Sie können jede Mail als:

  • ungelesen markieren,
  • kategorisieren,
  • eine Aufgabe anlegen,
  • zur Nachverfolgung kennzeichnen,
  • zu OneNote oder Wunderlist senden
  • in ein Fach „zu bearbeiten“ verschieben

oder mit sonstigen Mitteln dafür sorgen, dass die Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort als Wiedervorlage zuverlässig bei Ihnen erscheint. Je öfter Sie diesen Vorgang praktizieren, umso schneller machen Sie diese paar Klicks pro Mail.

Der Effekt: Sie haben Ihren Kopf sofort wieder frei für das, was gerade ansteht.

6. Tipp: Mehrere Mail-Konten verwalten

Legen Sie fest, welche Mail-Adresse für welchen Zweck verwendet wird und halten Sie sich konsequent daran.

Schauen Sie auf meiner Seite Arbeitshilfen im Download-Bereich E-Mail-Konten verwalten, hier finden Sie die Möglichkeit eine Übersicht zu schaffen


Richten Sie, wenn möglich alle E-Mail-Konten per IMAP-Abruf ein, dies erleichtert die Synchronisation auf mehreren Geräten.

Sie haben die Wahl, ob Sie alle Mail-Konten über einen Mailserver abwickeln oder ob Sie die einzelnen Mail-Adressen separat verwalten und abrufen.

Der gemeinsame Abruf mehrerer Mail-Adressen ist heute überall möglich.

So nennt sich dieser Zusatzdienst bei GMX Sammeldienst

https://hilfe.gmx.net/email/einstellungen/sammeldienst-einstellen.html

und bei Outlook.com „Verbundene Konten“


Es gibt Vor- und Nachteile beim gemeinsamen Abruf als auch beim Einzelabruf der jeweiligen Mail-Adressen. Dies muss man einfach für sich selbst abwägen und ggf. testen und aus der Erfahrung heraus entscheiden.

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Selbst-/Zeitmanagement

Welche E-Mails bei Ihnen landen entscheiden Sie!

Mit ein paar Maßnahmen gelingt es uns gemeinsam, Ihren Posteingang auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt zu organisieren. Damit Sie unnötige Werbemails erst gar nicht erhalten, notwendige Informationen stets griffbereit haben, zu Bearbeitendes planmäßig vorliegt und wiederkehrende Vorgänge effizient gestaltet sind.

Nehmen Sie die Gelegenheit wahr, Ihr E-Mail-Postfach anzupassen mit Lindas Office – Gerlinde Fischer

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Bildnachweis für diesem Beitrag: © Pixabay Icons-Symbole-Brief-email-post-842848

 

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