Arbeitsfluss ohne Ballast

Oft übersehen wir, wie viele Gegenstände in unserem Arbeitsumfeld sind, die uns stören, weil sie nicht am richtigen Ort stehen, weil sie defekt sind oder gar nicht mehr ihren ursprünglichen Nutzen erfüllen. Schauen Sie sich um und fragen Sie sich, welche Gegenstände Ihren Arbeitsfluss verhindern und treffen Sie eine Entscheidung.

Dinge sinnvoll nutzen oder als Ballast mitschleppen

Gegenstände, Werkzeuge oder andere Tools befinden sich in Ihrem Arbeitsumfeld, um sinnvoll genutzt zu werden. Diesen Nutzen erfüllen Arbeitsgeräte dann, wenn sie gepflegt und ihrem Nutzen entsprechend verwendet werden. Ein Gegenstand ist schnell angeschafft und wenn sich dieser dann doch nicht in die eigene Arbeitsweise einfügt oder kein Platz im Ordnungssystem findet, bleibt er oft nutzlos liegen .

  • Eine fällige Wartung oder Update eines Arbeitsmittels wird hinausgeschoben,
  • zeitlich begrenzt nutzbare Dinge werden nicht weggeräumt oder
  • das Erlernen eines bereits angeschafften neuen Tools findet keinen Platz im Terminkalender.

Solche Gegenstände fühlen sich früher oder später wie Ballast an.

Wie kann Ballast erkannt werden?

Indem Sie sich selbst beobachten und sofort handeln, sobald ein störender Gegenstand in Ihre Hände oder Ihr Blickfeld gerät.

Ein Beispiel:
Sie ärgern sich jedes Mal, wenn sie drucken darüber, dass ein Streifen im Blatt ist. Vielleicht denken Sie sich: „Ich muss endlich eine neue Trommel bestellen“. Aber da kommt schon wieder der nächste Telefonanruf oder ein Kunde betritt Ihr Ladengeschäft und der Gedanke an die Trommel-Bestellung ist wieder vergessen.

Eine solche Situation kann sich unter Umständen zu einem unguten, ja sogar emotionalen Gefühl gegenüber dem Drucker entwickeln, bis hin zu dem Vermeiden des Druckens. Plötzlich ist der Gedanke da, dass der Drucker daran Schuld ist, dass Sie ständig in Ihrem Arbeitsfluss gestört sind. Dabei ist offensichtlich, dass die fehlende Handlung die Ursache ist, nämlich die Trommel zu bestellen und auszutauschen.

Durch reine Selbstbeobachtung kann schnell erkannt werden, welche unnötigen und den Arbeitsfluss störende Prozesse sich eingeschlichen haben, die mit Gegenständen in Ihrem Arbeitsumfeld zu tun haben. Einfach ausgedrückt, Sie entlarven Zeitfresser und erkennen Ballast.

In dem Moment, wenn Ihnen klar wird, dass ein Gegenstand, Werkzeug oder ein Arbeitstool beispielsweise

  • am falschen Ort ist
  • gewartet werden muss
  • ein Update braucht
  • mit einem Zusatztool den besseren Nutzen bringen würde
  • öfters benutzt werden sollte, um zügiger damit arbeiten zu können
  • defekt ist
  • störende Geräusche von sich gibt
  • schon lange entsorgt/ausgetauscht werden müsste

handeln Sie sofort, indem Sie sich notieren, was zu tun ist oder Sie erledigen es direkt. Je konkreter der nächste Handlungsschritt definiert und terminiert ist, umso einfach werden Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

Direkt zu mehr Arbeitsfluss gelangen Sie, indem Sie die Liste „Was ist da? Nützliche Gegenstände oder Ballast“ ausdrucken und als Denkanstoß für das nächste leere Zeitfenster in Ihrem Terminkalender nutzen. Es handelt sich bei der Liste um die Möglichkeit, einzelne Gegenstände neu zu betrachten (der Nutzen, Ort, Zustand, Häufigkeit, Status) und erleichtert es, eine Entscheidung zu treffen. Diese Vorlage finden Sie auch auf der Seite Arbeitshilfen im kostenlosen Downloadbereich.

Ballast abwerfen, bevor die Segel gesetzt werden

Auch mit Ballast an Bord können die Segel gesetzt werden und ein Vorankommen ist möglich, wenn der Wind stark genug ist.
Das Abwerfen von Ballast vor dem Setzen der Segel ermöglicht jedoch den Weg des geringsten Widerstandes und damit eine leichtere und unbeschwerte Fahrt in den Zielhafen.

Klar Schiff im Büro gibt Rückenwind fürs Kerngeschäft

Nutzen Sie zusätzlich jede „Ankerstellung“ um auf der Fahrt angesammelten Ballast wieder von Bord zu werfen, dann kann jede noch so kleine Windböe ein Katalysator für Ihren Erfolg sein.

Befinden Sie sich bereits auf voller Fahrt und stellen fest, dass Sie leichter an Ihr Ziel kommen könnten, indem Sie Ballast abwerfen, dann planen Sie bitte sehr gut im Voraus. Denn auf voller Fahrt könnten die unnützen Gegenstände, die sie über Bord werfen wieder wie ein Bumerang zurückkommen. Und wenn Sie Ihr Tempo verlangsamen, könnte es sein, dass Sie die Stellung im Wind nicht mehr finden und damit Ihr Tempo verlangsamen. „Never change a running system“  (verändere kein funktionierendes oder laufendes System) das gilt natürlich nur bedingt, denn manchmal ist es geradezu schädlich, nichts zu verändern.

Entscheidung light – Wegwerfen auf Probe

Haben Sie Gegenstände auf der Suche nach Ballast ausfindig gemacht, die Sie schon lange nicht mehr nutzen, defekt sind oder noch nie benutzt wurden, dann ist eine Entscheidung fällig.  Denn wäre bereits vollständig entschieden, was mit diesem scheinbar unnützen Gegenstand geschieht, dann wäre er entweder funktionsfähig und in Gebrauch oder an seinem Platz verstaut, entsorgt, verkauft, zurückgesendet oder verschenkt.

Eine Entscheidung treffen ist nicht immer einfach und manchmal ist man sich nicht sicher, ob der Gegenstand tatsächlich langfristig gesehen nicht mehr benötigt wird.

Dafür gibt es einen simplen Trick: Wegwerfen auf Probe!

Damit packen Sie den Gegenstand auf Probe weg und entscheiden in spätestens 6 Monaten darüber, was endgültig zu tun ist. Wenn Dinge 6 Monate nicht verwendet werden, dann sind sie in vielen Fällen nicht nützlich.

Anhand dieser Liste „Wegwerfen auf Probe“

  • verabschieden Sie sich von den Gegenständen,
  • packen sie in einen „Probewegwurf“ – Karton,
  • listen sie auf,
  • entscheiden,
  • planen,
  • terminieren und
  • haken letztendlich ab.

Kleben Sie die Liste auf den Probewegwurf-Karton und notieren Sie nach spätestens 6 Monaten einen Entsorgungstermin in Ihrem Terminkalender.

Entscheidung hat auch immer mit „Scheidung“ zu tun.

Das eine geht,

damit ein freier Platz entsteht.

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Z2צ

Jeder Gegenstand braucht einen, seinem Nutzen entsprechenden Platz. Besserer Arbeitsfluss durch klare Strukturen ohne Ballast.

Wir gehen gemeinsam den Zeitfressern auf die Spur und finden den Ballast, der Ihren Arbeitsfluss verhindert

Lindas Office – Gerlinde Fischer

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