Die wichtigsten Aufgaben sofort und konzentriert erledigen!

Eine praktikable Aufgabenverwaltung ist ein sehr wichtiges Instrument jeder Organisation und dient dazu, sich selbst und andere Beteiligte Schritt für Schritt in Richtung Zielhafen zu führen. Es geht also nicht nur darum, die richtigen und zielgerichteten Aufgaben zu priorisieren, sondern auch um die konsequente Erledigung und dessen Nachverfolgbarkeit.

Aufgabenverwaltung in Form von To-Do-Listen

Es gibt unzählige Apps und eine Vielzahl von Softwareprogrammen, die eine Aufgabenverwaltung anbieten bzw. integriert haben. Ob Sie mit Outlook, OneNote, Evernote, Wunderlist, die Erinnerungsfunktion im Smartphone oder mit einer in  Excel erstellten Liste oder etwa mit einer manuellen To-Do-Liste arbeiten, alles erfüllt seinen Zweck, solange Sie darin eine praktikable Lösung für Ihre Arbeitsweise finden.  Man hat also die Qual der Wahl und solange es von betrieblicher Seite nicht bereits ein fixes Aufgabentool gibt, welches sich bewährt hat, ist es reine Geschmacksache, wie Sie Ihre Aufgaben managen.

Was ist wichtig bei der Erledigung von Aufgaben?

  • Die Zielsetzung sollte immer im Blickfeld sein, dies kann durch die Definition von Tageszielen, gewünschten Ergebnisse oder Teilergebnisse geschehen. Die Warum-Frage ist einfach tragend und letztendlich in die gewünschte Zielrichtung bewegend.
  • Hält man die Liste, App oder Software für die Aufgabenverwaltung so einfach wie möglich, bleibt die Energie für die Erledigung selbst und verpufft nicht bereits für eine komplexe Erfassung der Aufgaben.
  • Erledigen Sie täglich 2 zielgerichtete Aufgaben konsequent und konzentriert. Und wenn es möglich ist, planen Sie diese am besten noch am Abend des Vortages.
    • Wenn Sie diese 2 Aufgaben gleich zu Beginn des Arbeitstages erledigen, starten Sie in den restlichen Tag mit einem guten Erfolgsgefühl.

Um schnell auf den Geschmack dieses Erfolgsgefühls zu kommen, können Sie die „Tagesplanung einfach-effizient“ auf der Seite Arbeitshilfen im Downloadbereich verwenden. Es handelt sich um eine einfache manuelle Termin und Aufgabenplanung.

Wie kann man sich selbst zur konsequenten Erledigung motivieren?

Die allerbeste Motivation steckt bereits im Wort selbst: Es ist das „Motiv“, das einen in Bewegung versetzt, also der Beweggrund. Je mehr Sinn hinter dem steckt, was Sie tun, um so weniger zusätzlicher Antrieb ist notwendig, um die Aufgaben konsequent zu erledigen.

Fehlt doch mal die Sinnhaftigkeit als Antriebsmittel, kann man sich selbst ein wenig austricksen. Bei mir persönlich ist es so,  dass kleine Erfolgserlebnisse sehr gute Motivatoren für mich sind. Deshalb setze ich gerne ganz oben auf meine To-Do-Liste eine einfache und dennoch zielgerichtete Aufgabe, die schnell erledigt ist, damit ich das Erfolgserlebnis habe, einen Punkt auf der Liste abhaken zu können. So komme ich in Schwung und fühle mich motiviert den nächsten Schritt zu gehen. Es klingt vielleicht sehr einfach, aber es zeigt Wirkung und genau auf das kommt es an, wenn man seinen Erfolgsweg gehen will. Kennen Sie die Tricks, um sich selbst zu motivieren?

Mit einer klaren Vision und Zielsetzung wird jede erledigte Aufgabe zu einem wichtigen Teil des Weges!

Ein möglicher Umgang mit ungeliebten Aufgaben

Jeder kennt das und jeder muss es einfach tun: ungeliebte Aufgaben erledigen!

Meistens werden die „normalen“ To-dos, die man nicht so gerne tut irgendwann zu „MUSS-Aufgaben“, weil der Zeitpunkt immer näher rückt, an dem auch diese Aufgaben erledigt werden müssen. Wie also kann man den Kreislauf des Verschiebens solcher Aufgaben, bis sie zum Muss-Fall werden, unterbrechen?

Hier ein paar bereits ausgetestete Möglichkeiten mit ungeliebten Aufgaben umzugehen:

  • Sofort morgens als ersten Vorgang erledigen und zwar ohne wenn und aber. So schnell wie möglich erledigen und abhaken!

oder

  • ein konkretes Zeitfenster dafür reservieren und vorher Ruhe tanken

oder

  • einen speziellen Tag (z.B. Montag) für solche Aufgaben gebündelt reservieren und um Unterstützung fragen, wenn man diese Möglichkeit hat.

Wichtig ist einfach nur, dass Sie jeweils eine Entscheidung darüber treffen, die anstehenden To-Dos tatsächlich bis zum nächsten Schnittpunkt oder Ankerplatz zu verarbeiten. Auch wenn Sie eine Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, ist diese durch das Planen eines konkreten Wiedervorlagetermins dennoch für diesen Moment erledigt, weil Sie ja wissen, dass die Aufgabe zuverlässig zu dem angegebenen Termin wieder bei Ihnen erscheint. Und so können Sie auch ungeliebte Aufgaben konzentriert erledigen und anschließend mit einem freien Kopf Ihre nächsten Schritte gehen.

Fragen Sie sich immer Mal wieder, ob das von Ihnen verwendete Instrument für die Aufgabenverwaltung noch Ihrer Arbeitsweise entspricht und ob Sie damit auf leichte Weise zu Ihren gewünschten Ergebnissen kommen. 

Tipp: Nehmen Sie lieber eine nachhaltige Veränderung in Kauf, als sich mit diesem wichtigen Instrument der Aufgabenverwaltung schwer zu tun.  

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Zeitmanagement

Durch eine klar strukturierte Aufgabenverwaltung immer das Wesentliche erledigt haben! Noch bevor es zum dringenden Notfall wird.

Wir erarbeiten und integrieren gemeinsam die für Sie passende Aufgabenverwaltung.

Lindas Office – Gerlinde Fischer

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Bildnachweis für diesem Beitrag: © Pixabay Ancient-1807518

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