Beschriftungen sind Orientierungspunkte

Ordner-Etiketten online gestalten, drucken und speichern mit

Avery Zweckform



Einfach Schritt für Schritt Etiketten-Vorlagen online gestalten, drucken, abspeichern und jederzeit wieder darauf zugreifen.

Ordner-Etiketten von Zweckform gibt es in vielen Varianten und übrigens auch als leicht ablösbare Version, sie halten gut, sind aber auch schnell wieder ausgetauscht.

√  Keine Registrierung erforderlich
√  Vorlagen speichern auch ohne Anmeldung wieder öffnen

Schritt für Schritt Anleitung

1. Avery Zweckform Ordner-Etiketten bereitlegen

(passend für den/die zu beschriftende(n) Ordner und am besten gleich nach der Nummer des Etiketts schauen, die steht auf der Rückseite des DINA4 Bogens)

Unterscheiden Sie bitte grundsätzlich, ob Sie für die zu beschriftenden Ordner selbstklebende Etiketten oder Einsteck-Rückenschilder benötigen.

    • Etiketten zum Selbstdruck mit Laser- oder Tintenstrahl-Druckern sind normalerweise auf einem DINA4 Bogen
    • Auf der Rückseite oder auf der Verpackung findet man in der Regel den Etiketten-Hersteller und die Etiketten-Nummer
    • Bei den selbstklebenden Etiketten gibt es eine lange (bedeckt den gesamten Ordnerrücken und hat ein Loch) und eine kurze (von oben bis zum Loch) Version
    • Es gibt Etiketten-Bögen für 80 mm (breit) und 50 mm (schmal) breite Ordner und auch für Sondergrößen.
    • Außerdem stellt Avery Zweckform unterschiedliche Qualitäten und Designs zur Verfügung.

2. Avery Zweckform online Webseite öffnen

(dieser Link führt direkt zu Design & Print):

√  Es ist keine Anmeldung und keine Registrierung erforderlich

3. Etikett auswählen

3.1 Etiketten-Nummer in die Schnellsuche eingeben (in meinem Beispiel die Nr. L4761J für breite Ordner und die Kurzversion)

(Ich verwende die L4761J, weil ich erstens die horizontale Ordner-Beschriftung bevorzuge und zweitens ist bei dieser Auswahl (J für Jahreszahl) eine Linie zum Ausrichten der Haupt-Bezeichnungshöhe vorhanden, dort wo normalerweise die Jahreszahl ausgerichtet ist, richte ich einheitlich die Bezeichnung aus .…. sehen Sie selbst)

3.2 Mit einem Doppelklick auf die obige Auswahl erscheint folgendes Fenster: 


 Nun haben Sie die Qual der Wahl, wählen Sie selbst (ich wähle grundsätzlich die Blankoversion, also die erste)

3.3 Versionsauswahl mit einem Doppelklick auf die Auswahl (in meinem Falle die Blankoversion) bestätigen

 


4.  Auswahl Bogennavigator (rechts):

Avery Zweckform Bogennavigator

  • ein einzelnes Etikett „Für eins“
    wenn ein einzelnes Etikett benötigt wird oder mehrere Etiketten mit unterschiedlichen Bezeichnungen

oder

  • alle Etiketten auf dem Bogen gleich beschriften „Für alle“
    wenn z.B. 4 Ordner mit derselben Beschriftung benötigt werden

Für mein Beispiel wähle ich „Für eins“, da ich 2 Etiketten mit unterschiedlichen Bezeichnungen benötige. Dies ist z.B. der Fall sein, wenn der bisherige Projektordner von A-Z aus allen Nähten platzt. Eine Aufteilung auf 2 Ordner löst das Platzproblem auf einfache Weise:

  1. Etikett: Projekte aktuell A-M
  2. Etikett: Projekte aktuell N-Z

Ich verwende hier beispielhaft einen Bogen, auf dem die mittleren zwei Etiketten noch frei sind, die anderen habe ich bereits verwendet.

5. Beschriften der Etiketten (links):

Etikett 1

5.1 das Etikett auswählen, welches zuerst beschriftet werden soll, in meinem Fall das 2.

5.2 Ein Textfeld einfügen, mit einem Klick auf den linken gelben Button „T Textfeld“

5.3 Text eingeben und formatieren

In meinem Beispiel Etikett 1-Text: Projekte aktuell A – M



Nach dem Wort „Projekte“ und „aktuell“ fügte ich jeweils Zeilenumbrüche mit der Enter-Taste
ein.
Die Formatierung erfolgt wie in jedem Textverarbeitungsprogramm und ist selbst erklärend.

Text markieren und Schrift, Schriftgröße und evtl. Farbe sowie Ausrichtung auswählen. (Ich wählte in meinem Beispiel die Schriftart Arial, Schriftgröße 30  für „Projekte“ und „A – M“ und Größe 16 für das Wort „aktuell“. Die Textfarbe habe ich bei schwarz belassen. Die zentrierte Ausrichtung sorgt für ein schönes Gesamtbild. )

 

Etikett 2

Nächstes Etikett auswählen (in meinem Fall das 3.) und ab Punkt 5.2 wiederholen.

Text für mein Beispiel Etikett 2-Text: Projekte aktuell N – Z

Tipp:

Schneller geht es, wenn man das Textfeld des Etikett 1 kopiert und bei Etikett 2 wieder einfügt:

  • Mit der Maus auf den Rand des Textfeldes klicken, so dass die

    Umrandung nicht mehr gepunktet


    sondern ein durchgezogener Strich ist.


  • Mit einem Rechtsklick „Kopieren“

     

  • das nächste zu beschriftende Etikett auswählen in meinem Fall das 3. und auf dem Feld mit einem Rechtsklick „Einfügen“


  • Nun den Text verändern, in meinem Fall die unten stehenden Buchstaben

    statt A – M schreibe ich N – Z

Mit diesem Vorgang kann die Formatierung bereits übernommen werden und so sieht alles einheitlich aus.

Hier wird nun auch deutlich, welche Linie ich für die Ausrichtung der Haupt-Bezeichnungshöhe verwende, wie ich bereits weiter oben beschrieben habe. Es ist jeweils die untere rosarote Zeile.

6. Etikett drucken

6.1 Weiter mit „Vorschau & Drucken“

6.2 Druck auswählen (rechts)

„Alles Drucken“: Keine weitere Auswahl erforderlich. Der gesamte Bogen wird gedruckt wie abgebildet.

„Drucken von“:  Dies ermöglicht z.B. bei der Verwendung einer bereits abgespeicherten Vorlage nur einzelne Etiketten zu drucken (hier wäre es 2 bis 3)

6.3 Etiketten-Bogen in das Druckerfach legen so dass der Druck auf der zu bedruckenden Seite erfolgt (ggf. Druckeranpassungen vornehmen – ist im Normalfall nicht erforderlich).

Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, wie der Etiketten-Bogen in Ihren Drucker gelegt wird, dann schreiben Sie auf ein normales Blatt Papier am linken kurzen Rand mit einem Stift z.B. ein „links – vorne“ und legen Sie das Blatt dann so in Ihr Druckerfach, dass das, was Sie auf das Blatt geschrieben haben für Sie sichtbar, also „vorne“ ist und die Schrift auch tatsächlich „links“ im Schacht liegt. Nachdem das von Ihnen beschriftete Blatt in Ihrem Druckerfach liegt, drucken Sie einen Probedruck der erstellten Etikett-Vorlage. So können Sie erkennen, wie Sie den Zweckform-Original-Etikett-Bogen richtigherum in Ihren Drucker legen. Diesen Probeblatt-Ausdruck legen Sie einfach für zukünftige Etikett-Ausdrucke in die Verpackung der Zweckform-Etiketten.

6.4 Klicken Sie nun auf den Button „Drucken“, dann erscheint folgendes Fenster:

6.4.1 Auf Öffnen klicken

Empfehlung: Mit dem Adobe Acrobat Reader öffnen (mit diesem Link können Sie den Acrobat Reader DC kostenlos downloaden und installieren)! Die Avery Zweckform Etiketten sind auf diesen Standard-PDF-Reader ausgerichtet, so dass Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen müssen und damit unkompliziert drucken können.

6.4.2 Nun öffnet sich ein weiteres Fenster im Browser (eine PDF)

6.5 Diese PDF drucken

6.5.1 Wenn der Etiketten-Bogen nun korrekt bedruckt ist, kann das PDF-Browser-Fenster wieder geschlossen werden.

7. Abspeichern des Vorlage falls gewünscht

Es ist sehr sinnvoll und durchaus praktisch, die Formatierung und Beschriftungen immer gleich zu machen und die Speicherung erspart einige Schritte für den nächsten Ordner-Etiketten-Druck.

7.1 „Design für ein anderes Produkt übernehmen“ (links lila) anklicken und Design speichern mit „Ja“ bestätigen.


7.2. Speichern

Den Namen ggf. ändern z.B. in „Avery-Etikett-L4761J-Ordner breit Projekte“ und auf dem Arbeitsplatz in einem geeigneten Ordner (z.B. Beschriftungen) abspeichern.


Wie kann man gespeicherte Vorlagen wieder öffnen und bearbeiten?

  • Avery Zweckform mit folgendem Link öffnen und zur Startseite wechseln, danach den Reiter „Gespeichertes Projekt öffnen“ wählen.


  • Unten den Button „Design laden“ anklicken
  • Den Pfad öffnen, wo die Datei gespeichert ist und öffnen


  • Nun erscheint ein Assistent zum Weiterverarbeiten.


Seriendruckfunktion

Diese Funktion ist sehr praktikabel für größere Unternehmen, für Steuerkanzleien oder auch Büroorganisationsunternehmen, so wie ich eines betreibe. Sie benötigen lediglich eine einfache Excel-Tabelle mit ein paar Spalten und schon wird der Ordner-Etiketten-Druck zu einem Kinderspiel. Eine ausführliche Beschreibung stellt Avery Zweckform hier zur Verfügung.

Insgesamt ist die Etiketten-Onlinegestaltung mit Avery Zweckform eine wunderbare Sache, wenn Sie die ein oder andere Vorlage einmal eingerichtet haben, geht es blitzschnell und Sie haben Ihre Ordner immer ordentlich und auf gleiche Weise beschriftet. Viel Spaß damit!

Linda kontaktieren

Ordnungs- und Ablagesystem

Praktikabel und auf Sie angepasst.

Eine geeignete Struktur für das Ablagesystem zu finden, ist eine Sache für sich. Jedes Ordnungssystem wächst mit der Unternehmensentwicklung. Je umfangreicher ein System wird, desto wichtiger ist ein rechtzeitiger Perspektivwechsel auch in der Ablagestruktur. Ein einziges Produkt zu vertreiben ist die eine Perspektive, viele Produkte gleichzeitig zu strukturieren die andere.

Passen Sie Ihr System zeitnah an mit Lindas Office – Gerlinde Fischer

Linda kontaktieren

Bildnachweis für diesem Beitrag: © Pixabay Clubs-528110 und Bildausschnitte von Avery Design & Print

Print Friendly, PDF & Email