Rechnungen schreiben leicht gemacht ohne Word oder Excel!

Schreiben Sie Ihre Ausgangsrechnungen noch mit Word oder Excel? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Veränderung in Richtung Leichtigkeit.

Was macht die Rechnungsstellung leicht und ordnungsgemäß?

Unternehmen, die bisher Ihre Rechnungen über Word, Excel oder ein anderes Text- bzw. Tabellenkalkulationsprogramm schreiben, haben jetzt allerspätestens Handlungsbedarf, weil diese Art von Rechnungsstellung seit 2017 nur noch unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt anerkannt wird.

Da Textdokumente und Kalkulationstabellen jederzeit verändert werden können, sind diese seit 2017 nicht mehr geeignet, um Rechnungen auf dem PC abzuspeichern. Dies betrifft auch andere Geschäftsunterlagen, wie zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen oder Reisekostenabrechnungen.

Hinweis: Die jeweilige Abspeicherung von Rechnungen auf dem PC im PDF-Format ist auch nicht mehr ordnungsgemäß (GoBD-konform) ohne den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und einer Verfahrensdokumentation.

Eine Ausnahme gibt es: Firmen, die auf dem PC/Laptop abgespeicherte Dokumente und Tabellen als reine Vorlagen bzw. Muster verwenden, welche immer wieder überschreiben werden, können auf diese Weise weiterhin arbeiten. Da die Unterlagen in diesem Fall ausschließlich in gedruckter Form vorhanden sind und keine Abspeicherung der einzelnen Geschäftspapiere erfolgt,  ist nichts weiter zu beachten.

Wenn Sie nähere Informationen über die Rechnungsstellung mit Word/Excel oder die Abspeicherung von PDF-Dokumenten in Verbindung mit den GoBD-Regelungen möchten, dann klicken Sie bitte auf den jeweiligen Link. Diese führen zum Haufe-Verlag.

Leicht wird die Rechnungsstellung mit einer passenden Software

Eine Software die auf den/die Benutzer zugeschnitten ist, bringt einen Mehrwert. Werden Sie jetzt aktiv und entdecken Sie für sich alleine oder mit mir an Ihrer Seite, wie schnell und komfortabel Rechnungsstellung sein kann.

  • Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen? Welche Tools werden benötigt?
  • Ist das Programm für Sie und ggf. Ihr Team einfach zu bedienen?
  • Kann aus einem Datensatz ein Angebot, die Auftragsbestätigung, ggf. ein Lieferschein und die Rechnung erstellt werden?
  • Hat die Software ein GoBD Testat?
  • Sind die Daten per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater exportierbar?
  • Ist sichergestellt, dass der Softwareanbieter dauerhaft Updates, einen zuverlässigen Support und Verbesserungen anbietet?
  • Wie benutzerfreundlich ist die Installation und die Updates auf dem eigenen PC? Ist ggf. ein geeigneter Betreuer zur Unterstützung in der räumlichen Nähe?
  • Gibt es bei der Auswahl einer Cloud-Lösung auch nach Beendigung der Softwarenutzung eine Zugriffsmöglichkeit auf die Daten (bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht)?
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Software testen und integrieren

Rechnungsstellung leicht gemacht mit der passenden Software.

Wir testen gemeinsam eine für Ihr Unternehmen passende Software und integrieren diese.

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Lindas Office – Gerlinde Fischer

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Bildnachweis für diesem Beitrag: © Pixabay baby-junge-kinder-kindheit-84627

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