Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für ein gutes Gefühl

1.  Schritt – die Warum-Frage

Entspricht Ihr Schreibtisch immer wieder nicht dem Zustand, in dem Sie ihn gerne hätten, um effektiv arbeiten zu können?
Dann stellen Sie sich im ersten Schritt die Warum – Frage?
Beobachten Sie sich selbst, welche Gedanken tauchen auf, wenn Sie anstatt abzulegen und abzuarbeiten, die Angelegenheiten stapeln und verschieben?

Warum legen Sie manche Dinge unbearbeitet auf einen Stapel?

Hier ein paar Beispiele:

  • Sie haben keinen Locher, keinen Hefter, keine Sichthülle zur Hand, um die Dokumente abzulegen bzw. weiter zu bearbeiten
  • Für das Dokument fehlt ein passender beschrifteter Ordner oder der vorhandene ist voll
  • Die Ablagemöglichkeit  ist zu weit weg
  • Für ein andersformatiges Dokument (z.B. Gebrauchsanweisungen) fehlt eine passende Ablagemöglichkeit
  • Es existieren zu dem vorliegenden Vorgang bereits andere Unterlagen, doch Sie wissen nicht mehr wo diese sind
  • Das Passwort oder die Adressdaten sind nicht auffindbar, um den Vorgang weiter bearbeiten zu können
  • Eine verwendete Vorlage entspricht nicht mehr den Anforderungen
  • Sie ärgern sich über den Vorgang oder die Unterlagen und legen deshalb die Unterlagen wieder beiseite
  • Es ist nicht ihre Angelegenheit und Sie haben die zuständige Person noch nicht informiert
  • Der Vorgang ist bereits erledigt, aber noch nicht abgelegt

Als Hilfestellung steht Ihnen die Liste Was hält mich auf? Zeitfresser aufdecken auf meiner Seite Arbeitshilfen zur Verfügung, folgen Sie einfach dem Link!

2.  Schritt – Ursache(n) beseitigen

Haben Sie erkannt, warum Ihr Schreibtisch in dem „vollen“ Zustand ist, in dem er sich befindet? Dann können Sie nun beginnen Zug um Zug die Ursachen für die Anhäufung unbearbeiteter Vorgänge zu beseitigen.

Mit dem Füllen evtl. vorhandener Lücken in Ihrem Ablagesystem und dem Besorgen bzw. Bereitstellen von hilfreichen Büro – Utensilien, wie Locher, Hefter, Sichthüllen, Ablageboxen, Ordner, Mappen, Beschriftungsgerät usw. schaffen Sie sich selbst die Grundlage für einen übersichtlichen Arbeitsplatz.

Wie können Sie die Ursachen konkret beseitigen?

Hier ein paar Lösungsvorschläge:

  • Ein Locher, Hefter, eine Schere, Büroklammern, ein Tesa-Abroller, ein guter Stift und selbstklebende Notizzettel sollten stets griffbereit sein und ihren festen Platz ganz in der Nähe Ihres Arbeitsbereiches haben.
  • Unterlagen und Dinge die Sie täglich brauchen (z.B. Briefumschläge, Checklisten, Preislisten, Angebote usw.) benötigen ebenso einen priorisierten Platz in Ihrem direkten Zugriff (nicht auf dem Schreibtisch, sondern in nächster Nähe.)
  • Sorgen Sie dafür, dass stets eindeutig beschriftete Ordner bereitstehen in denen genügend Platz ist.

Wie Sie Ordner online beschriften können, lesen Sie hier in meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Ordner online beschriften - Schritt für Schritt Anleitung

Legen Sie einen Ordner mit der Beschriftung SAMMELSURIUM oder SONSTIGE UNTERLAGEN mit einem A-Z Register an, um Unterlagen die Sie im Moment nicht zuordnen können und auch nicht benötigen, abheften zu können.

  • Räumen Sie ggf. Ihr Arbeitsumfeld um, damit Ablagemöglichkeiten stets gut erreichbar sind.
  • Besorgen Sie sich entweder einen großen Locher oder selbstklebende Abheft-Hilfen, um ein dickes Dokument (z.B. Gebrauchsanweisungen) in einen Ordner abheften zu können. Alternativ können Sie natürlich auch Hängemappen verwenden.
  • Beschriften Sie für jeden laufenden Vorgang bzw. laufendes Projekt eine Mappe oder Sichthülle und sammeln Sie dort alle Dokumente und Notizen, die zu diesem Vorgang bzw. Projekt gehören.
  • Entfernen Sie Lesestoff (Fachzeitschriften, interessante Broschüren, Branchennachrichten usw.) von Ihrem Schreibtisch und legen Sie hierfür eine Box, Hängemappe(n) oder einen Extraplatz im Regal an.
  • In der Zeit, in der Sie sich über einen Vorgang ärgern, könnten Sie die ersten Schritte zur Bearbeitung bereits gemacht haben.

Lernen Sie mit Ihren Emotionen umzugehen, damit Sie Ihre Energie für den nächsten konkreten Handlungsschritt frei haben. So kommen Sie Ihrem ganz persönlichen Ziel ohne Umwege näher.

3.  Schritt – Schreibtisch aufräumen

Haben Sie so manche Ursache beseitigt und die wichtigsten Utensilien und Ablagehilfen griffbereit? Dann kann es losgehen, alles was Sie auf Ihrem Schreibtisch gestapelt haben aufzuräumen.

Von der Grobsortierung bis zur übersichtlichen Auflistung Ihrer Projekte und der Planung Ihrer nächsten Handlungsschritte können Tage oder gar Wochen vergehen. Mit Geduld und einem strukturierten Vorgehen schaffen Sie sich selbst Zeit und eine zuverlässige Übersicht über alles, was auf Ihrem Plan steht.

Wenn Sie einmal diesen ordentlichen Zustand erreicht haben, werden Sie keinen anderen mehr zulassen wollen, weil es sich einfach gut anfühlt, jederzeit zu wissen, was ansteht und auch unvorhersehbare Fälle abzuhandeln und wieder dort fortsetzen zu können, wo Sie waren.

Wie können Sie nun konkret beginnen?

Hier ein möglicher Weg:

  • Nehmen Sie erst einmal alle Stapel von Ihrem Schreibtisch und legen Sie diese in eine Kiste oder in ein leeres Regalfach.
  • Tragen Sie in Ihren Terminkalender z.B. jeden Tag eine halbe Stunde für die Grobsortierung der Stapel ein. Durch die Vorbereitung aus „dem 2. Schritt Ursachen beseitigen“ werden sich so manche Dinge fast von alleine erledigen.
  • Heften Sie während der Grobsortierung am besten sofort die Unterlagen ab, die bereits erledigt sind und für die Sie einen Platz in Ihrem Ablagesystem haben. Sie können auch alternativ vorab diese Unterlagen in eine Box mit der Beschriftung „Ablage“ legen.
  • Lesematerial legen Sie, wie im 2. Schritt erwähnt an den eigens zugewiesenen Platz.
  • Dringende Angelegenheiten erledigen Sie am besten sofort oder legen diese in eine Box mit der Beschriftung „zur Bearbeitung“ oder eben in Ihr bereits vorhandenes Fach für solche Fälle.
  • Sammeln Sie mehrere Dokumente desselben Vorgangs in einer seitlich geöffneten Sichthülle, die Sie z.B. mit einem Post-it beschriften und sammeln Sie dort die Unterlagen, die zusammengehören. Wenn Sie dies bereits im 2. Schritt vorbereitet haben, umso besser.
  • Legen Sie sich einen Notizzettel bereit, auf dem Sie fehlende Ablagemöglichkeiten oder sonstiges, was Ihnen bei der Grobsortierung auffällt aufschreiben, z.B. eine noch fehlende Kategorie in Ihrem Ordnungssystem.
  • Nach der Grobsortierung geht es weiter zur Feinsortierung und der Auflistung und Planung aller Aufgaben, Termine und Projekte und das Setzen von Platzhaltern für jeden einzelnen Vorgang.

Als Hilfestellung steht Ihnen die Liste Unerledigtes konkret planen und erledigen auf meiner Seite Arbeitshilfen zur Verfügung, folgen Sie einfach dem Link!

Kontakt zu Linda

Klar Schiff im Büro

Mit einem aufgeräumten Schreibtisch ist Ihr Büroalltag leicht zu bewältigen.

Nehmen Sie sich einmal Zeit, um dauerhaft mehr Zeit zu haben.
Wir sorgen gemeinsam für Ihr gutes Gefühl im Büro.
Lindas Office – Gerlinde Fischer

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Bildnachweis für diesem Beitrag: © Pixabay

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