Zeitmangel und Überforderung beheben

In unserer Leistungsgesellschaft merken wir oft erst dann, wenn wir an körperlich unüberhörbaren Symptomen leiden, dass wir völlig überlastet der Zeit hinterherrennen und aus dem Gleichgewicht geraten sind.

Mit den weiteren Zeilen möchte ich Sie dazu inspirieren, Ihren Standpunkt zu betrachten und durch die Entlastung Ihres Kopfes zu mehr Klarheit zu gelangen und anstatt viel zu arbeiten, produktiv und effizient Ihre Stärken einzusetzen.

Überforderung beheben durch das Aufschreiben was ist

  • Durch das Auflisten (Dokumentieren) aller Dinge, die in Ihrem Kopf als unerledigt gespeichert sind, ist es möglich den Kopf von unnötigen Erinnerungsprozessen zu entlasten.
  • Alle Aufgaben und Gedanken auf Papier (visualisiert) gesammelt zu sehen
  • eine neue Beurteilung der Wichtigkeit Ihrer Angelegenheiten vorzunehmen
  • die Anzahl der zu erledigenden Dinge zu begrenzen falls es sich herauskristallisiert, dass es einfach zu viele Dinge sind, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen
  • Klarheit durch übersichtlich erstellte Listen, die Kategorien, Aufgaben und Termine enthalten

Hierfür können Sie die Liste Was hält mich auf? Zeitfressern auf der Spur! auf der Seite Arbeitshilfen im Downloadbereich verwenden.

Heraus aus dem Aktionismus – rein ins produktive Handeln

Ein Mensch, der nicht ständig beschäftigt ist, zählt in unserer Gesellschaft als „fauler Hund“ oder „Looser“.

Doch wenn jemand aus reinem Aktionismus heraus eine Vielzahl von Dingen tut, wird er schnell merken, wie er an Überforderung leidet und destruktiven Stress empfindet.

Reiner Aktionismus geht oft an der Sinnhaftigkeit des Tuns vorbei, so dass das reine Abarbeiten von Angelegenheiten zu Langeweile und „Sinnlosigkeit“ führt. Wenn wir nicht wissen, wofür wir die Dinge tun, mit denen wir unsere kostbare Lebenszeit ausfüllen, dann wird uns dies irgendwann einholen und wir leiden an Krankheiten oder dauerhafter Unzufriedenheit, die sich auf jeden Lebensbereich auswirkt.

Produktivität durch hinterfragen

  • warum tue ich das, was ich gerade tue?
    • weil ich es immer schon getan habe?
    • weil mir jemand sagte, dass ich es tun muss?
    • weil ich meinem Ziel dadurch ein Stück näherkomme?
    • weil ich dadurch meinem Team/Chef zuarbeiten kann?
  • warum tue ich Dinge nicht, die gerade auf dem Plan stehen?
    • weil ich Angst vor einer möglichen Reaktion oder vor Misserfolg habe?
    • weil sich meine Prioritäten verschoben haben und andere Dinge meine Aufmerksamkeit brauchen?
    • weil ich keinen Sinn darin sehe?

Zeitmangel beheben durch die Verkürzung von Rüstzeiten

Es gibt einige ganz einfach umzusetzende Handlungs- und Organisationsweisen, um Rüstzeiten zu verkürzen. Einige Beispiele hierfür:

  • Die Bündelung von gleichen oder ähnlichen Handlungen und Arbeitsschritte. Beispiele:
    • Rechnungen gesammelt erstellen
    • Anrufe alle zu einer bestimmten Zeit erledigen
    • Ein Zeitfenster für den Abruf und die Bearbeitung der eMails festlegen
    • den Zahlungsverkehr z.B. 1x pro Woche immer am selben Tag erledigen
  • Die Verwendung derselben Arbeitsumgebung erspart eine Menge Umdenkzeit. Beispiele:
    • für ein Betriebssystem auf PC und Notebook z.B. Windows entscheiden
    • die selbe Office-Software auf allen Endgeräten verwenden
    • die gleiche Tastatur und Mouse bei Verwendung mehrerer Rechner
  • Arbeitsmaterial und -Unterlagen immer am selben Ort aufbewahren ermöglicht einen suchfreien Zugang zu den benötigten Arbeitsmitteln.
  • Ein einheitliches Ablagesystem (evtl. auch mit Farben und eindeutigen Kategorien) erspart Denk- und Suchprozesse.
  • Checklisten für Arbeitsabläufe sind sehr sinnvoll, wenn es um Aufgaben geht, die man nicht täglich ausführt oder von mehr als einer Person ausgeführt werden.
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Zeitmanagement

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Lindas Office – Gerlinde Fischer

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